Lernen Sie als Immobilieninvestor delegieren!

Als Immobilieninvestor ist Ihr Ziel, ein Vermögen aufzubauen – Ihr Weg dorthin führt über den Erwerb von Immobilien. Damit haben Sie im Prinzip ein Unternehmen gegründet, auch wenn es sich nicht um ein echtes Unternehmen handelt, weil Sie aus steuerlicher Sicht als Privatmann agieren. Aber die Organisationsstruktur entspricht der eines Unternehmens. An dieser Stelle kommen wir zum entscheidenden Punkt: Sie sind der Geschäftsführer, der Manager. Aber können Sie sich ein Unternehmen vorstellen, das nur aus einem Geschäftsführer besteht?

Die Frage erscheint vielleicht gar nicht so wichtig. Aber in der Konsequenz ist sie zentral. Möchten Sie sich wirklich um alles kümmern? Von der Belegerfassung bis zur Bauschadensprüfung, von der Vereinbarung eines Besichtigungstermins bei der Vermietung bis hin zur Vertragsprüfung? Können Sie das auf Dauer überhaupt, ohne sich zusätzliche Risiken aufzubürden oder sich zu verzetteln?

Stellen Sie sich ein Unternehmen vor, in dem der Chef selbst die kleinteiligen täglichen Aufgaben übernimmt oder sich den Fachwissen erfordernden Herausforderungen stellt. Sie würden ihm wahrscheinlich raten, dafür qualifizierte Mitarbeiter einzustellen und sich auf das Wesentliche, die Geschäftsführung, zu konzentrieren. Genau das sollten Sie als Investor ebenfalls tun: Delegieren Sie alle Aufgaben, für die Ihnen Zeit, Sachverstand oder Interesse fehlt. Das kostet vielleicht den einen oder anderen Euro, entlastet Sie aber ungemein und ist im Ergebnis erfahrungsgemäß wesentlich effektiver. Denn durch die verschiedenen Kompetenzen unterschiedlicher Fachleute werden Sie Ihre Immobilie wesentlich einfacher managen können. Die Erfahrung zeigt dies, wenngleich es in der Praxis auch einmal Situationen gibt, in denen nicht alles rund läuft.

Bauen Sie eine Organisationsstruktur auf

Schauen wir uns das Thema etwas genauer an. Wenn Sie sich als Manager verstehen – und das sollten Sie, weil Sie einer sind –, dann leiten Sie die Geschicke Ihres Unternehmens. Leiten heißt: delegieren! Der Schlüssel zum Erfolg liegt also im Aufbau einer für Sie optimalen Organisationsstruktur. Dazu gehört neben dem Selbstmanagement das Aufgabenmanagement. Hier entscheiden Sie, welche Aufgaben Sie sich selbst zutrauen und annehmen möchten und welche Sie lieber auslagern.

Ständige Arbeiten auslagern

Zu unterscheiden sind dabei zwei Bereiche: Zum ersten gehört das Delegieren fortlaufender Arbeiten. Das kann zum Beispiel die Buchhaltung oder das Büromanagement sein, aber auch die Bewirtschaftung einer Immobilie. In allen Fällen lagern Sie Arbeiten aus, die Sie zeitlich nicht schaffen, die Sie einfach gern abgeben möchten oder für die Sie keine ausreichende Kompetenz haben.

Übrigens müssen Sie beim Delegieren nicht zwingend Personal in Vollzeit einstellen und sich langfristig binden. Sie können beispielsweise Bürotätigkeiten an eine Serviceagentur abgeben oder einen Minijob schaffen. Eine Hausverwaltung für die Bewirtschaftung wird dagegen auf Basis eines Servicevertrages beauftragt. Entscheidend ist in allen Fällen, dass die Basis der Zusammenarbeit zu Ihrem jeweiligen Bedarf passt.

Wie Sie mit dem Thema aber auch umgehen: Wenn Sie regelmäßig wiederkehrende Arbeiten auslagern, schaffen Sie sich Freiräume – und haben Zeit, sich auf das übergeordnete Immobilienmanagement zu konzentrieren. Aber auch ein Urlaub ohne die ständige Angst, nicht erreichbar zu sein, wird wesentlich einfacher möglich sein.

Beauftragen bestimmter Fachkompetenzen

Das gilt auch für den zweiten Bereich des Delegierens. Fällt es Ihnen möglicherweise schwer, die bisher genannten Aufgaben abzugeben, empfehle ich dies nachdrücklich für die folgenden Aufgaben: Dabei handelt es sich um immer mal wieder auftretende Herausforderungen, die Sie lösen müssen und die z. T. sehr spezielles Fachwissen erfordern. Die Bandbreite ist riesig und kann von der Vertragsprüfung über baurechtliche Voraussetzungen für einen Umbau bis hin zur steuerlichen Bewertung einer Modernisierungsmaßnahme reichen. Für diese Fälle ist es ratsam, externe Spezialisten hinzuzuziehen, die Ihnen Ihr Know-how für die jeweilige Aufgabenstellung zur Verfügung stellen. Ohne dieses Expertenwissen steigt bei vielen Vorhaben Ihr Risiko deutlich.

Machen Sie sich immer wieder klar: Eine Immobilie hat einen beträchtlichen Wert. Eine Fehleinschätzung – zum Beispiel beim Baurecht – kann fatale Folgen haben und bis hin zum Totalverlust Ihres Vermögens führen. Daher ist die Delegation von Aufgaben äußerst hilfreich zur Risikominimierung. Beauftragen Sie also bei Bedarf Architekten, Rechtsanwälte, Makler, Bauschadenssachverständige usw. Profitieren Sie vom enormen Fachwissen dieser Spezialisten – und ziehen Sie gleichzeitig Nutzen aus Ihrem dabei automatisch wachsenden Netzwerk.

Managen Sie Ihre Immobilie!

Als Manager Ihrer Immobilie gehört zu Ihren Aufgaben, die Organisation Ihres Immobilienbetriebs so zu strukturieren, dass Sie die größtmögliche Entlastung erreichen, dabei die Kosten im Auge behalten und finanzielle oder substanzielle Risiken minimieren. Wenn Ihnen das gelingt, managen Sie Ihre Immobilie auf einem höheren fachlichen Niveau.

Es gibt aber etwas, das Sie dabei unbedingt im Auge behalten müssen: die Ergebnisse. Installieren Sie im Rahmen Ihrer Möglichkeiten ein Controlling. Ohne Kontrolle und damit Reportings Ihres Teams verlieren Sie den Überblick über laufende Entwicklungen. Lassen Sie sich regelmäßig briefen. Nutzen Sie Tools wie unser ImmoInvest Pro Tool, um finanzielle Details zur Immobilie im Auge zu behalten. Fragen Sie bei Ihren Spezialisten nach, was diese vorschlagen und welche Alternativen möglich sind. Entscheiden Sie dann aber zumindest ab einem gewissen Punkt selbst. Denn Delegieren heißt zwar, Aufgaben von jemand anderem erledigen zu lassen, aber nicht, die gesamte Verantwortung abzugeben.

Stellen Sie sich vor der Entscheidung, welche Aufgaben Sie delegieren, folgende Fragen:

• Was genau kann/soll delegiert werden?
• Welche Kompetenzen sind für die Erledigung dieser oder jener Aufgabe erforderlich?
• Wer ist der ideale Dienstleister dafür?
• Welche Berechtigungen delegieren Sie mit dieser Aufgabe?
• Welchen Zeitraum bzw. Termin fassen Sie ins Auge?
• Welche Kosten entstehen dabei?
• Wie entwickelt sich mein Risiko als Investor, wenn ich diese Aufgabe delegiere?

Diese Fragen sind nicht nur ein guter Leitfaden, um einen geeigneten Partner zu finden. Sie bieten zugleich einen Rahmen für das Controlling. Am Ende füllen Sie die vakanten „Mitarbeiterpositionen“ in Ihrem „Unternehmen Immobilie“ mit geeigneten Helfern und Spezialisten, kontrollieren die Ergebnisse und optimieren Ihre Organisationsstruktur.

Sie kümmern sich dann um die strategischen Fragen und überlassen das Tagesgeschäft sowie die speziellen Herausforderungen denen, die etwas davon verstehen: Ihrem „Mitarbeiterteam“. Und sollten Sie noch immer am liebsten alles selbst erledigen, stoßen Sie spätestens bei einem wachsenden Immobilienportfolio ganz schnell an Ihre Belastungsgrenzen und verzetteln sich in der Vielzahl kleiner und großer Aufgaben. Mein Rat: Bleiben Sie fokussiert und delegieren Sie alle Aufgaben, die Sie nicht schaffen oder für die Ihnen speziellen, aber notwendigen Kompetenzen fehlen. Denn das erleichtert garantiert das Management Ihres Vermögensaufbaus.

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