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KFleischer

Ordnerstruktur pro Objekt

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Das wird maßgeblich davon abhängen ob man eher der "analoge" oder der "digitale" Typ ist. Da ich ein "analoger" bin halte ich ALLE Unterlagen in Papierform vor. Pro Objekt habe ich 2-3 Ordner und jeweils 1 Mieteingangskonto von dem auch alle Kosten bezahlt werden.

Vorab: Ich habe übw. Mehrfamilienhäuser. Bei ETW reicht vielleicht auch 1 Ordner pro Einheit.

Ordner 1 = Kontoauszüge in chronologischer Reihung. Alle Einnahmen und Ausgaben gehen daraus hervor. Rechnungen werden hinter den jeweiligen Auszug abgeheftet, Belege für Dauerlastschriften (z.B. Grundsteuer, Energiekosten usw) jeweils hinter die 1. Abbuchung im Kalenderjahr.

Ordner 2 = Mietverträge / Mietkautionskonten / NK-Abrechnungen und jeglicher Mieterschriftverkehr, jeweils wohnungsweise zusammengefasst.

Ordner 3 = Alle Unterlagen rund ums Haus: Kaufvertrag, Steuerbescheide, Versicherungsdokumente etc. Hier hinein gehören auch Versicherungsfälle, Baumassnahmen (bei größeren Sanierungen mache ich immer einen Einhefter mit Rechnungskopien).

Bei kleineren Objekten (bis etwa 2-3 WE) sind reicht für Nr. 2 und Nr. 3 ein gemeinsamer Ordner. Wenn ein Ordner voll ist wandert er ins Archiv (=Dachboden), wobei Nr. 3 eigentlich unbegrenzt reichen sollte und bei Nr. 2 immer die alten, ausgezogenen Mieter entnommen werden.

So habe ich alles immer griffbereit und kann auch fürs Finanzamt alles schnell aufbereiten.

Zusätzlich habe ich natürlich auch wichtige Dokumente wie Energieausweise, Grundrisse, Mietverträge usw. als PDF abgespeichert. ich scanne aber nicht jede Rechnung ein.

 

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Ähnlich wie bei @DiBe.

MFH

Ordner Objektunterlagen (Kaufvertrag, Wartungsverträge/Versorger, Einheitswertbescheid, Darlehensvertrag,....)

Ordner Buchungsunterlagen (Kontoauszüge und Rechnungen)

Ordner Mieterunterlagen (sortiert nach Mieter mit MV im Original, Kaution, Abrechnungen, Schriftverkehr...)

 

ETW

1 Ordner mit allem was Mieter und Objektunterlagen sind

1 Ordner Buchungsunterlagen für alle ETW (ich habe ca 25 ETW - die ETW laufen alle über ein Konto. War mir zu blöd für jede Wohnung ein Konto zu eröffnen)

Edited by nemo
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@nemo Du hast quasi alle deine einzelnen Wohnungen zusammen in ein "Virtuelles MFH" gepackt?

Wie behaltet ihr den Überblick bezüglich Wohnungszustand, Weiterentwicklung etc. Man hat ja meist Ideen was man mit einem Objekt machen will. Aber die Umsetzung zieht sich mitunter über Jahre.

 

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In den letzten Monaten habe ich meine Struktur komplett neu aufgebaut. Unter anderem habe ich die digitalen und "analogen" Strukturen angeglichen. D.h. PC und Ordner sind nun identisch. Das bedeutet aber nicht, dass jedes Dokument (z.B. Fotos) auch tatsächlich doppelt gehalten wird.

 1.) Mieter

Für jeden Mieter habe ich einen separaten Ordner (als Papier und elektronisch)  angelegt, den dieser dann auch (in Kopie) als Mieterordner erhält.

Das Inhaltsverzeichnis ist wie folgt:

  • Mietvertrag: Übergabeprotokoll, Kaution, Selbstauskunft, DSGVO, Wohnungsgeberbestätigung, etc. 
  • Wichtige Telefonnummern
  • Hausordnung
  • Betriebskostenabrechung
  • Versorger: Strom, Telefon, Internet Kabel-TV, etc.
  • Informationen: Richtig Heizen und Lüften, Sicherungsplan, Energieausweis, Rauchmelder, WLAN, Mietspiegel, etc
  • Bedienungsanleitungen: Rauchmelder, Küche, Badventilator, WLAN-Router, etc
  • Schriftverkehr
  • Sonstiges: Fahrpläne Straßenbahne etc.

2.) Objekte (EFH und Wohnungen. Bei MFH alle Whg. in diesem einen Ordner)

Für jedes Objekt habe ich einen separaten Ordner (als Papier und elektronisch) angelegt. 

Das Inhaltsverzeichnis ist wie folgt:

  • Wichtige Kontakte und Telefonnummern: Telefonliste, Handwerker, etc.
  • Schriftverkehr
  • Nebenkosten: Betriebskostenabrechnungen, Zählerstände, Grundsteuer, Versicherungen, etc.
  • WEG-Verwaltung: Protokolle, Schriftverkehr etc
  • Renovierungen: Schäden, Renovierungen, etc.
  • Strategie: Business-Case, Expose, etc.
  • Objektunterlagen: KV, Grundbücher, Teilungserklärung, Lageplan, Energieausweis, etc.
  • Bedienungsanleitungen: Sicherungsplan, Rauchmelder, Küche, Badventilator, WLAN-Router, etc
  • Sonstiges

Bisher läuft das sehr gut. Wenn ich feststelle, dass eine Kategorie nicht ausreicht, dann werde ich das anpassen.

Auf Eure Kommentare und Vorschläge freue ich mich.

Edited by Rooki€
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Sollte vielleicht noch erwähnen, dass alle Einnahmen und Kosten aller Objekte über ein Konto laufen. Die Abgrenzung zwischen den einzelnen Objekten machen ich über Excel. Belege für die Steuer sammle ich jährlich nach Objekt/Einheit. Das geht dann alles zum Steuerberater. Wenn diese Unterlagen dann zurück sind werden Sie (jahresweise) archiviert.

Edited by Rooki€
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Wollte den Thread gerade nochmal rauskramen und nachfragen, wie andere ihre digitalen Ordnerstrukturen pro Objekt (z.B. MFH aber auch wenn ihr Einzelne Wohnungen habt) organisiert haben.
Ich hab neue Wohnungen zugekauft und habe das Gefühl, dass meine Strutur nicht so dolle ist. Deshalb suche ich nach Erfahrungsausstausch.

PS: @Rooki€ Danke! Das sind Infos wie ich sie suche.

 

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