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philipp.ru

Mehrere Mehrfamilienhäuser- Sinvolle Ordner Struktur

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Hallo Community,

könnt Ihr mir Tipps und Hinweise zu einer sinnvollen Ordner Struktur auf dem PC für die einzelnen Immobilien Objekte (Mehrfamilienhäuser) geben?

Wenn das Portfolio wächst, soll immer alles gleich und übersichtlich bleiben. Wie habt Ihr eure Struktur gestaltet?

Viele Grüße

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Ich habe eine Ordnerstruktur nach Objekten. Hinzu ein paar "allgemeine" Teile wie Vermietung und Eboni (welche ich laufend pflege).

Kannst du deine Fragen spezifizieren?

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00 Historie
01 Expose
02 Bebauungsplan
03 Flurkarte/Lageplan
04 Gutachten
05 Umwelt
06 Kaufvertrag
07 Utilities
08 Steuern
09 Mietverträge
09 Optimierungsplanung
10 Angebote Handwerker
11 Rechnungen
12 Schriftverkehr
 

Nicht genutzte Ordner bleiben leer bis zur Nutzung. Bei Bedarf kommen Ordner hinzu.

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@Bavaria  und @philipp.ru  Erstellt ihr diese Struktur für jede Wohneinheit?

Wenn ihr mehrer Wohneinheiten in einem Gebäude habt, kopiert ihr dann die Flurkarte/Lageplan in beide Objekte?

Ich möchte gerne Datei Dubletten vermeiden. Aber vllt ist es auch übertriebener Ordnungswahn ;)

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Ich möchte gerne Datei Dubletten vermeiden. Aber vllt ist es auch übertriebener Ordnungswahn

Das hängt natürlich davon ab wofür die Verzeichnisstruktur verwendet wird. Ich habe früher mit Verknüpfungen gearbeitet. Das ist natürlich dann ungeeignet wenn die komplette Verzeichnisstruktur kopiert und zum Steuerberater gesandt wird.
Ich sehe das inzwischen so: den Platz auf der Festplatte habe ich ja bereits bezahlt – unabhängig davon ob ich ihn nutze oder nicht. Daher erstelle ich heute Kopien in unterschiedlichen Verzeichnissen und lebe damit dass das eben Platz benötigt

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00 Historie
01 Expose
02 Bebauungsplan
03 Flurkarte/Lageplan
04 Gutachten
05 Umwelt
06 Kaufvertrag
07 Utilities
08 Steuern
09 Mietverträge
09 Optimierungsplanung
10 Angebote Handwerker
11 Rechnungen
12 Schriftverkehr
 
Nicht genutzte Ordner bleiben leer bis zur Nutzung. Bei Bedarf kommen Ordner hinzu.

Wie machst du das bei dieser Struktur denn wenn du ein Objekt über mehrere Jahre (Jahrzehnte) hältst?
Folgendes Beispiel mit dem ich hin und wieder Probleme habe: ich hol mir ein Angebot für eine Badrenovierung ein. Dieses lege ich dann unter 10 ab. Jetzt gibt es mit dem Handwerker Schriftverkehr (Rückfragen, Änderungen etc.) den würde ich dann unter 12 ablegen? Nach mehreren Wochen gibt es dann ein Auftrag mit Rechnung, was unter 11 abgelegt wird.
Am Ende des Jahres beziehungsweise Anfang des Folgejahres geht alles zum Steuerberater. Danach sollte es ja aus Gewährleistungsgründen archiviert werden. Legst du dann unter 0 – Historie ein Verzeichnis an Bad Renovierung 2018? Und kopierst alle relevanten Informationen dort hinein? Das bedeutet, dass du alle Dokumente zweimal anfassen musst was natürlich potentiell Fehler produziert. Im Worst Case findest du dann nach drei Jahren nicht mehr die notwendigen Unterlagen.
Das Ganze wird noch mal komplexer wenn man bedenkt, dass es ja mehrere „Interessenten“ für diese Information gibt: Finanzamt beziehungsweise Steuerberater, Renditerechnung, Gewährleistungsüberwachung etc.
Ich habe bei meiner Struktur die optimale Lösung noch nicht gefunden, daher interessiert mich hier eure Erfahrung.

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Kleines Dokumentenmanagement-System ist ideal dafür und für kleines Geld/kostenlos verfügnar. ZB MS SharePoint.
Dokument einmal ablegen, und dann mehreren Kategorien nach eigenen Bedürfnissen zuordnen, zb Objekt,  Phase (Ankauf, Bewirtschaftung, Sanierung ...), Jahr,  steuerrelevant etc. Nach jeder Kategorie oder Kombination lässt sich auswerten und die relevanten Dokumente anzeigen.

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Für die Mac-Nutzer kann ich dafür DevonThink sehr empfehlen.

Die Dateien können dabei in Datenbank von DevonThink selbst liegen oder im Quell-Verzeichnis verbleiben.
Letzteres nutze ich; Dokumente liegen physikalisch in der Dropbox und werden von DevonThink ledlich indexiert.. So kann ich die Dateien weiterhin auch auf einem zusätzlichen Windows-Rechner bearbeiten.

Hilft auch super, wenn man ein Dokument nach Inhalt durchsuchen möchte (beispielsweise einer Stromzähler-Nummer). Deutlich schneller und akurater als die Finder- oder Explorer-Suche.

Die Suche in Dateiinhalten erfordert natürlich, dass die Dokumente einen Text-Layer haben (besp. durch OCR bei Scans).

Wenn man das dann noch mit Automations-Tools à la Hazel verbindet, kommt ein sehr schöner, automatisierter Workflow dabei heraus :)

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Wahnsinn seid ihr alle fortschrittlich. Respekt.

Also ich habe alles in Ordnern (Leitz-Ordner !!):

1 Ordner = laufende Belegführung, d.h. Kontoauszüge (1 Konto pro Haus), Rechnungen sortiere ich immer chronologisch mit ein. Nur bei größeren Sanierungen kopiere ich die Rechnungen und mache einen separaten Einhefter mit Summenaufstellung.

1 Ordner = Mietverträge, NK-Abrechnungen, HK-Abrechnung der Dienstleister (ista usw)

1 Ordner = Schriftverkehr

Ist der Ordner voll wandert er ins Archiv (= Dachboden). I.d.R. habe ich alles der letzten 2-4 Jahre im Büro direkt griffbereit, weiter zurück muss ich nur in den seltensten Fällen.

Alles was ich selber am PC erstelle oder online bekomme (Schriftverkehr, Excel, Word, Mietverträge, Exposés der Makler) speichere ich natürlich auch im PC. Ich habe aber keine elektronische Ablage in dem Sinne dass ich alle Belege einscanne und abspeichere.

Für meine 40 WE reicht das völlig aus.

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Gerade bei sehr vielen Objekten/komplexeren Strukturen könnte CenterDevice interessant sein.

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