Die jährliche Nebenkostenabrechnung ist für viele Vermieter und Mieter ein leidiges Thema. Immer wieder geraten Posten hinein, die nicht umlegbar sind. Da viele Vertragspartner nicht umfassend genug informiert sind, ist Streit oft vorprogrammiert.

Vermeide als umsichtiger Immobilieninvestor diese unnötige Konfrontation. Streiche die Posten aus Deiner Nebenkostenabrechnung, die dort nicht hineingehören. Liste darüber hinaus alle Ausgaben detailliert auf, sodass die saubere Aufschlüsselung der erlaubten Umlage von Bewirtschaftungskosten klar ersichtlich ist.

Achtung: Der Mietvertrag ist Basis für die Nebenkostenabrechnung

Zudem solltest Du einen intensiven Blick in Deine Mietverträge werfen. Fehlt eine Klausel zu den auf die Mieter umgelegten Betriebskosten oder sind Betriebskosten nicht vollständig einzeln aufgeführt, darfst Du gegebenenfalls alle oder zumindest bestimmte Betriebskosten gar nicht abrechnen. Das ist nicht nur ärgerlich, sondern kann Dir Deine gesamte Immobilienkalkulation „verhageln“. Aus einem geplanten Vermögenszuwachs wird dann ein Verlustgeschäft. Achte daher sehr penibel auf wasserdichte Vertragsklauseln und lass Dich im Zweifelsfall von einem Mentor oder einem guten Anwalt beraten.

Doch gibt es darüber hinaus überhaupt Betriebskosten, die Du nicht abrechnen kannst? Leider ja. Dieser Artikel zeigt Dir, welche Ausgaben Du selbst tragen musst. Aber keine Panik: Es gibt für Dich eine Möglichkeit, diese Kosten auszugleichen.

Laufende Kosten sind als Nebenkosten umlegbar, einmalige Kosten nicht

Die wichtigste Formel für umlegbare Betriebskosten lautet:

Du darfst Deinen Mietern nur die Kosten in Rechnung stellen, die fortlaufend entstehen und für den bestimmungsgemäßen Gebrauch Deiner Immobilie erforderlich sind.

Anders ausgedrückt: Wartungskosten und alle regelmäßig wiederkehrenden Ausgaben zur Absicherung der Wohnqualität kannst Du als Nebenkosten geltend machen. Aber nur die im Abrechnungszeitraum angefallenen Ausgaben! Die folgenden Betriebskosten kannst Du dagegen gar nicht als Nebenkosten abrechnen:

  • Reparaturkosten: Fällt beispielsweise eine technische Anlage wie die Heizung aus, musst Du diese als Vermieter reparieren lassen. Da die Heizung für den bestimmungsgemäßen Gebrauch erforderlich ist, trägst Du die Kosten. Gleiches gilt für eine neue Glühlampe oder den Ersatz eines defekten Rauchmelders. Als Abgrenzung gilt jedoch: Wartungskosten wie beispielsweise die typische Thermenreinigung sind umlegbar. Besteht jedoch ein Wartungsvertrag, der Reparaturen mit abdeckt, musst Du für geleistete Reparaturen einen anteiligen Betrag abziehen, da Du diese Kosten nicht umgelegt darfst.
  • Instandhaltungskosten: Bei Instandhaltungskosten wie dem Decken eines Dachs, dem Streichen des Treppenhauses oder dem Austausch von Fenstern handelt es sich ebenfalls um nicht umlegbare Nebenkosten.
  • Verwaltungskosten: Kosten für das Management Deiner Immobilieninvestition sind leider ebenfalls nicht als Nebenkosten umlegbar. Das bedeutet: Beauftragst Du eine Hausverwaltung, entstehen Dir Portokosten, Bankgebühren oder Prozesskosten, die von Dir selbst zu tragen sind. Gleiches gilt für Mitarbeiter für Dein Büro und natürlich für Deine Kosten für den Kapitaldienst. Eine wichtige Ausnahme existiert jedoch: Gehören Sozialwohnungen zu Deinem Portfolio, darfst Du pro Wohnung eine von der Größe abhängige Erhaltungskostenpauschale abrechnen. Details klärst Du idealerweise mit einem Spezialisten. Auch ist es neuerdings möglich, im Mietvertrag eine sogenannte Verwaltungspauschale (als Bestandteil der Miete sozusagen) auszuweisen.
  • Betriebskosten für leer stehende Wohnungen: Stehen Wohnungen leer, darfst Du die darauf entfallenden Kosten nicht auf die anderen Mieter umlegen. Du berechnest also die Nebenkosten für alle Mieter nach dem üblichen Verteilungsschlüssel. Tipp: Bei Abrechnung einzelner Posten nach Personenzahl raten Experten, unvermietete Wohnungen anteilig mit jeweils einem Mieter in die Berechnung einzubringen. Du kannst aber keine Ausgaben für leer stehende Wohnungen auf die anderen Mieter umverteilen!
  • Einmalige Sonderausgaben: Immer dann, wenn einmalige Kosten anfallen, handelt es sich in der Regel um nicht als Nebenkosten umlegbare Ausgaben. Beispiele sind zusätzliche Reinigungen nach Bauarbeiten, das Fällen eines Baumes, das Entfernen von Ungezieferbefall, das Reinigen der Dachrinnen von übermäßigem Laub nach einem Herbststurm oder die Miete bzw. Anschaffungskosten für Mülltonnen. Ausnahmen sind jeweils gegeben, wenn die Kosten im Rahmen einer turnusgemäßen Wartung erledigt werden. Sollten hierbei jedoch Ersatzteile erforderlich sein, sind deren Kosten wiederum nicht umlegbare Reparaturkosten, die herauszurechnen sind.
  • Steuern, Versicherungen und andere Zahlungen: Ähnlich wie Verwaltungskosten kannst Du leider keine Steuern als Nebenkosten bei Deinen Mietern geltend machen. Gleiches gilt für Deine Rechtsschutzversicherung, eine Mietausfallversicherung und für die Grunderwerbssteuer. Auch Erbpachtzinsen sind ausgeschlossen. Die Grundsteuer hingegen darfst Du umlegen.
  • Instandhaltungsrücklagen: Bei vermieteten Eigentumswohnungen zahlst Du an die Wohnungseigentümergemeinschaft eine Instandhaltungsrücklage (die Teil des sogenannten Hausgeldes ist). Diese darfst Du nicht als Nebenkosten abrechnen. Allerdings kannst Du später die aus dieser Reserve getätigten Ausgaben umlegen, sofern es sich um abrechenbare Betriebskosten handelt.
  • Gewerbliche Betriebskosten: Achte darauf, dass in gemischt genutzten Immobilien gewerbliche Nebenkosten nicht auf die übrigen Mieter umverteilt werden können. Trenne Betriebskosten für gewerblich genutzte Räume strikt von privat genutzten und stelle die gewerblichen Betriebskosten nur den gewerblichen Mietern in Rechnung. Diesen gegenüber herrscht übrigens weitgehend Vertragsfreiheit, weshalb Du viele der oben genannten Positionen abrechnen darfst. Voraussetzung ist jedoch, dass Du diese im Mietvertrag auflistest.
  • Hausmeister: Hausmeisterkosten sind als Nebenkosten auf Mieter grundsätzlich umlegbar. Allerdings hat das Folgen. Denn ist der Hausmeister zum Beispiel für Gartenpflege, Räumdienst, Treppenhausreinigung, Wartung von Technik usw. zuständig, kannst Du diese Kosten nicht zusätzlich abrechnen. Grobe Faustregel: Alles, was der Hausmeister leistet, ist mit dem Posten Hausmeisterkosten abgegolten. Davon ausgenommen sind jedoch einmal mehr die Reparaturen.
  • Nicht wirtschaftliche Ausgaben: Unabhängig von der Art der Betriebskosten kannst Du keine Ausgaben als Nebenkosten geltend machen, die unwirtschaftlich sind. Erkennbar überteuerte Dienstleister oder Ausgaben sind ein Verstoß gegen den Grundsatz der Wirtschaftlichkeit. Vermeide solche Kosten, denn Du bleibst darauf sitzen oder forderst zumindest Streit mit Deinen Mietern heraus.

Du siehst, die Liste der potenziell nicht umlegbaren Ausgaben ist lang. Von Reparaturen über Instandhaltung bis zu Verwaltungskosten kommen einige Posten zusammen. Je nach Immobilie Deiner Investitionsstrategie entstehen so erhebliche Ausgaben, die Du allein tragen musst.

Nicht umlegbare Nebenkosten steuerlich geltend machen

Allerdings kannst Du mit einem guten Steuerberater, der ohnehin zu Deinem Expertenteam gehören sollte, einen Teil dieser Ausgaben als Werbungskosten steuerlich geltend machen. Das heißt: Du reduzierst dadurch Deine Steuerlast.

Die steuerliche Betrachtung ist im Detail teilweise etwas kompliziert. Grundsätzlich sind aber Betriebskosten dann Werbungskosten, wenn diese im Zusammenhang mit Deiner Vermietungstätigkeit stehen und die Vermietung fördern. Daher fallen unter Werbungskosten auch die oben genannten Verwaltungskosten sowie Reise- und Fahrtkosten, Kosten für Anwälte, Steuerberater und Buchhaltung sowie Schönheitsreparaturen usw.

Kosten für Reparaturen, Anschaffungen, Sanierungen und Modernisierungen sowie sonstige Erhaltungskosten können ebenfalls steuermindernd wirken. Auch hierbei sind Details und Fristen sowie die Aufteilung über mehrere Jahre zu beachten. Die ideale Vorgehensweise solltest Du daher unbedingt mit Deinem Steuerberater besprechen. Das Ausschöpfen von Steuervorteilen optimiert Deinen Vermögensaufbau, sie sollten aber nicht die alleinige/ zentrale Grundlage Deiner Investments sein!

Fazit: Keine Angst vor nicht umlegbaren Nebenkosten

Wenn Du Deine Betriebskosten genau durchleuchtest und nicht von den Mietern zu tragende Posten identifizierst, erstellst Du eine saubere Nebenkostenabrechnung. Übrig bleibende Ausgaben trägst Du zwar selbst. Aber viele nicht als Nebenkosten umlegbare Ausgaben kannst Du bis zu einer gewissen Höhe steuermindernd in Deine Einkommenssteuererklärung einbringen. Beide zusammen – Nebenkostenabrechnung und Steuerminderung – sind eine optimale Kompensation der laufenden Kosten für Deine Immobilie. Du reduzierst den Kapitalabfluss und maximierst somit den Vermögenszuwachs.

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